your source for outsourcing - Ιούνιος 2010

Το νέο newsletter της MFP για την πρακτική εφαρμογή των υπηρεσιών outsourcing

Ψηφιοποίηση Εγγράφων-μια ανερχόμενη εφαρμογή του IT Outsourcing
Τα τελευταία χρόνια όλο και περισσότερο οι επιχειρήσεις στρέφονται στο IT Outsourcing. Ο κύριος λόγος για την προμήθεια υπηρεσιών πληροφορικής από εξωτερικό συνεργάτη είναι η πρόσβαση σε εξειδικευμένες τεχνογνωσίες και ικανότητες, οι οποίες δεν υφίστανται στο εσωτερικό της επιχείρησης, ενώ η απόκτηση τους θα ήταν χρονοβόρα και δαπανηρή. Στην Ελλάδα, μια εφαρμογή του ΙΤ outsourcing που συγκεντρώνει αυξανόμενα το ενδιαφέρον επιχειρήσεων και οργανισμών είναι η παροχή υπηρεσιών ψηφιοποίησης εγγράφων. Σύμφωνα με την MFP, εταιρεία η οποία δραστηριοποιείται από το 2002 στον ευρύτερο τομέα του Business Process Outsourcing, το «πακέτο» υπηρεσιών ψηφιοποίησης εγγράφων διαμορφώνεται ανάλογα με τις ανάγκες του πελάτη και μπορεί να περιλαμβάνει:

• Σάρωση των εγγράφων με σαρωτές heavy duty οι οποίοι εξασφαλίζουν υψηλό ημερήσιο κύκλο εργασιών.
• Απόδοση ταυτότητας στα έγγραφα (serial number, barcode) για την εξασφάλιση της ιχνηλασιμότητας των εγγράφων και την εξυπηρέτηση των εργασιών αρχειοθέτησης.
• Επεξεργασία των εικόνων που δημιουργούνται κατά τη σάρωση των εγγράφων και ανάγνωση/αναγνώριση των στοιχείων που περιέχονται σε αυτά, από εξειδικευμένο λογισμικό με λειτουργίες OCR, ICR και OMR, το οποίο μπορεί να παραμετροποιηθεί, κατά περίπτωση.
• Επαλήθευση της πληρότητας και της ακρίβειας των αναγνωρισμένων στοιχείων από κατάλληλα εκπαιδευμένο προσωπικό με τη χρήση εξειδικευμένου λογισμικού επικύρωσης και σύγχρονη υλικοτεχνική υποδομή.
• Αποθήκευση των παραχθεισών εικόνων και των αναγνωρισμένων δεδομένων σε βάση δεδομένων σχεδιασμένη ανάλογα με τις ανάγκες των πελατών.
• Απομακρυσμένη πρόσβαση στα δεδομένα και διαχείριση τους με τη χρήση διαδικτυακής εφαρμογής διαχείρισης εγγράφων, η οποία παραμετροποιείται, κατά περίπτωση.
• Δυνατότητα παραγωγής στατιστικών στοιχείων και σχετικών αναφορών.
• Δυνατότητα καταστροφής του συνόλου ή μέρους των εγγράφων μετά την ψηφιοποίηση με μεθόδους που συμμορφώνονται με τις ισχύουσες νομοθετικές και κανονιστικές απαιτήσεις (π.χ. Οδηγία 1/2005 της Αρχής Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα).
• Φύλαξη των εγγράφων για όσο καιρό απαιτείται, με παράλληλη διαχείριση αρχείου.

Επιλέγοντας ένα συνδυασμό από τις παραπάνω υπηρεσίες, ένας οργανισμός απαλλάσσεται αυτόματα από την ανάγκη για πρόσθετες επενδύσεις σε ανθρώπινο δυναμικό και υποδομές, που σε πολλές περιπτώσεις μπορεί να είναι δυσβάστακτες, ενώ ταυτόχρονα μπορεί να αποκομίσει πολλαπλά οφέλη όπως:

• Απάλειψη του ρίσκου επένδυσης σε συστήματα και τεχνολογίες που εξελίσσονται ταχύτατα.
• Απόδοση προστιθέμενης αξίας στα υπάρχοντα δεδομένα, μετατρέποντας τα σε πλήρως αξιοποιήσιμες και διαχειρίσιμες πληροφορίες, ανά πάσα στιγμή.
• Ελαχιστοποίηση του κόστους λειτουργίας κάθε διαδικασίας που σχετίζεται με την παραγωγή, διαχείριση, διακίνηση και αρχειοθέτηση εγγράφων.
• Κατακόρυφη μείωση των αναγκών για απόθεμα φυσικής (έντυπης) πληροφορίας και εξοικονόμηση του χώρου που καταλαμβάνεται από αυτή.
• Απελευθέρωση πόρων (οικονομικών και ανθρώπινων), οι οποίοι μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την ενίσχυση των κύριων δραστηριοτήτων του οργανισμού.

Επικερδής τρόπος διαχείρισης εγγράφων back office
Ο κατακλυσμός των γραφείων των επιχειρήσεων από διαφόρους τύπους εγγράφων είναι μια συνηθισμένη εικόνα και συχνά αποτελεί τροχοπέδη στην εύρυθμη λειτουργία των τμημάτων. Τα έγγραφα αυτά προκύπτουν καθημερινά από τις συνηθισμένες λειτουργίες της επιχείρησης, όπως η τήρηση λογιστικών βιβλίων, η διαχείριση λογαριασμών πελατών, η καταχώρηση δεδομένων, η διατήρηση κλαδικών περιοδικών και άλλων εντύπων, ενώ η διαχείρισή τους καθώς και οι σχετικές εργασίες αρχειοθέτησης αποτελούν χρονοβόρες διαδικασίες. Τις περισσότερες φορές το προσωπικό των αντίστοιχων τμημάτων μιας επιχείρησης είναι υπεύθυνο για την ενημέρωση και διατήρηση αρχείου, με αποτέλεσμα τη μείωση της παραγωγικότητας στις κύριες εργασίες τους, τη συχνά άναρχη διαχείριση των εγγράφων ακόμα και μέσα στο ίδιο τμήμα, αλλά και μακροπρόθεσμα την πιθανή απώλεια σημαντικών εγγράφων.

Σε αυτό το δύσκολο σημείο, οι εταιρείες παροχής outsourced υπηρεσιών μπορούν να προσφέρουν μια αποτελεσματική και αποδοτική λύση για την ορθή διαχείριση εγγράφων. Διαθέτοντας εξειδικευμένο προσωπικό, διαδικασίες και εφαρμογές λογισμικού, είναι σε θέση να οργανώνουν σωστά τη λειτουργία του back office και να εκτελούν όλες τις εργασίες διαχείρισης εγγράφων για λογαριασμό επιχειρήσεων και οργανισμών ανεξαρτήτως μεγέθους, σε μικρό χρονικό διάστημα.

Τμήματα με τη μεγαλύτερη ανάγκη των υπηρεσιών διαχείρισης εγγράφων:

• Λογιστήριο: υπηρεσίες ψηφιοποίησης εγγράφων (παραστατικών, αξιογράφων, οικονομικών καταστάσεων κλπ.), διαχείριση αρχείου
• Διοικητική υποστήριξη: υπηρεσίες back office (π.χ. καταχώρηση δεδομένων, τηλεφωνικό κέντρο κλπ.), διαχείριση συμβάσεων
• ΙΤ: Υπηρεσίες τήρησης αντιγράφων ασφαλείας (backup) και ανάκτησης δεδομένων (data recovery), υπηρεσίες παροχής υποδομών πληροφορικής και τηλεπικοινωνιών, οι οποίες αφορούν στη διάθεση, προς χρήση από τον πελάτη ή / και από τον ίδιο τον πάροχο για λογαριασμό του πελάτη, υποδομών όπως disaster site, εξυπηρετητές (servers), σταθμούς εργασίας, δικτύωση κλπ.
• Διαχείριση Ανθρώπινου Δυναμικού: υπηρεσίες ψηφιοποίησης και διαχείρισης αρχείου προσωπικού, υπηρεσίες μισθοδοσίας, υπηρεσίες αναζήτησης και εξεύρεσης προσωπικού.
• Διαχείριση Ποιότητας: εξυπηρέτηση του συστήματος διαχείρισης ποιότητας ή άλλων σχετικών συστημάτων, ελαχιστοποιώντας την χρήση εντύπων και καθιστώντας ευκολότερη την διαχείριση των σχετικών αρχείων τεκμηρίωσης.
• Πωλήσεις: Διαχείριση αιτήσεων και άλλων μαζικών εισερχόμενων εντύπων από δραστηριότητες ενίσχυσης δικτύου εμπόρων, πιστότητας πελατών (loyalty) κλπ.

Το outsourcing είναι κατάλληλο και για τις ΜΜΕ
Είναι γεγονός ότι οι περισσότερες συμφωνίες παροχής outsourced υπηρεσιών που έχουν γνωστοποιηθεί, αφορούν μεγάλους οργανισμούς και σημαντικά έργα που εμπλέκουν μεγάλο αριθμό προσωπικού και υψηλά κεφάλαια. Ωστόσο, ο κλάδος ο οποίος μπορεί πραγματικά να ωφεληθεί σημαντικά από την εξωτερική ανάθεση υπηρεσιών είναι αυτός των μικρομεσαίων επιχειρήσεων. Η τεχνολογία εξελίσσεται με τέτοιους ρυθμούς, που είναι εξαιρετικά δύσκολο για ένα εσωτερικό Τμήμα Πληροφορικής ή πολλές φορές και για ένα άτομο, να παραμείνει μπροστά από τις τάσεις της αγοράς, συμπεριλαμβανομένων των νέων προϊόντων, των θεμάτων ασφάλειας, τη διαχείριση της φορητότητας και την τάση προς τα social media.

Στις μικρότερες επιχειρήσεις, με πολύ μικρά έως ανύπαρκτα τμήματα πληροφορικής, η παροχή υπηρεσιών πληροφορικής είναι συνήθως ευθύνη ενός ατόμου που απασχολείται με τις καθημερινές εργασίες. Αυτό συνήθως σημαίνει ότι το βασικό μέλημα είναι η διασφάλιση της λειτουργίας των υπαρχόντων συστημάτων, με πολύ λίγο χρόνο να καταναλώνεται σε θέματα όπως η ασφάλεια των πληροφοριών, η σταθερότητα του περιβάλλοντος λειτουργίας και ο τρόπος με τον οποίο η πληροφορική μπορεί να συνεισφέρει μεσοπρόθεσμα στην επίτευξη των όποιων επιχειρηματικών στόχων.

Στην περίπτωση που μια επιχείρηση διαθέτει τμήμα πληροφορικής, ακόμα και η μερική εξωτερική ανάθεση κάποιων στοιχείων της συγκεκριμένης υπηρεσίας, μπορεί να απελευθερώσει χρόνο που μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την εστίαση σε θέματα στρατηγικής σημασίας για την επιχείρηση. Η εξωτερική ανάθεση υπηρεσιών πληροφορικής είναι ικανή να εκτοξεύσει την αποδοτικότητα και να μειώσει τα κόστη κατά 20% ή περισσότερο, καθώς και να συνεισφέρει στην μείωση χρονικών απωλειών λόγω διακοπής εργασιών και έκτακτων επισκευών.  

---

Για περισσότερες πληροφορίες  επικοινωνήστε με την MFP στο    mfpinfo@mellon.com.gr και  στο 210 3710650